PLANEACIÒN:

Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las Experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.

EVENTO:

En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS

Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y EMPRESARIALES o CORPORATIVOS.

FESTEJOS POPULARES
Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles)
Internacionales: idem pero de regiones de diferentes países.

EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:
- Ferias
- Congresos.
- Exposiciones.
- Seminarios.
- Lanzamientos de productos.
- Conferencias de Prensa.
- Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa.
- Inauguraciones.
- Aniversarios de Empresa.
- Desayunos de trabajo.
- Almuerzos de Trabajo.
- Cena de Trabajo.
- Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)
- Encuentros de negocios.
- Fiesta de Logros de Objetivos.
- Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas.
- Eventos de integración.
- Eventos Recreativos.
- Jornadas de Capacitación.

EVENTOS CULTURALES:
- Festivales.
- Actos Culturales.
- Conmemoraciones.
- Espectáculos artísticos.
- Muestras de arte.
- Inauguraciones de Centros Culturales.
- Presentación de un libro.
- Presentación de una Obra.
- Espectáculos callejeros.
- Exposiciones.
- Congresos.
- Ferias.
- Concursos.
- Mesas de debate.

EVENTOS RELIGIOSOS
Característicos de cada religión:
- Bautismo.
- Comunión.
- Casamiento.
- Navidad.
- Pascuas.
- Retiros Religiosos.
- Convivencias.
- Estadías de descanso.
- Cursillos religiosos.
- Seminarios religiosos.
- Campamentos religiosos.
- Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)

EVENTOS SOCIALES:
- Nacimientos.
- Cumpleaños.
- Casamientos.
- Aniversarios.
- Fiestas Benéficas.
- Desfiles.
- Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros)
- Fiestas de Egresados.
- Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.)
- Fiestas de despedida.
- Eventos infantiles.
- Despedidas de solteros.
- Fiestas de Reencuentros.
- Cumpleaños de 15.
- Cumpleaños de 18.

EVENTOS ESCOLARES:
- Inicio del ciclo lectivo.
- Cierre del ciclo lectivo.
- Fiestas Patrias.
- Torneos y Encuentros Deportivos.
- Festivales.
- Ferias.
- Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.
- Reunión de ex-alumnos.
- Aniversario de la Institución
- Fiesta de Graduación.

EVENTOS POLITICOS:
- Lanzamiento de Campaña.
- Nombramiento de Funcionarios.
- Debates.
- Congresos.
- Cierre de campaña.
- Reuniones de trabajo.
- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.
- Inauguraciones.
- Firmas de Acuerdo.
- Actos Conmemorativos.
- Viajes políticos.
- Recepciones diplomáticas.
- Distinciones.
- Entrega de premios, diplomas.
- Homenajes y Reconocimientos.
- Conferencias de prensa.

EVENTOS DEPORTIVOS:
- Torneos.
- Competencias.
- Olimpíadas.
- Intercolegiales.
- Campeonatos ínter empresarios.
- Mundiales.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

1. ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.
2. CONFERENCISTAS
Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica
3. PARTICIPANTES O INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.

OBJETIVOS DEL EVENTO
Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propósitos que persiguen las relaciones públicas de la empresa.
Cuando los objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su alcance, trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la celebración.
Entre los propósitos que se persiguen con la organización de un evento, tenemos:
· Intercambiar experiencias o resultados
· Transferir conocimientos.
· Mercadear productos o servicios.
· Divulgar ideas.
· Entablar relaciones de tipo social y de negocios.
Del fin que se persiga con la realización del evento, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.



ETAPAS DEL EVENTO:

Anteproyecto :
Datos generales del eventoPerfil de los participantes - Interno, externo, mixto. - Características y antecedentes.Declaración de los objetivos y valores a transmitir - ¿Qué se quiere lograr? - ¿Por qué y para qué? - ¿Cómo se va a evaluar? - Todo objetivo debe ser mensurable.
Proyecto:
Contenidos - ¿Qué se va a transmitir en el evento? - Relacionarlo con los objetivos, la visión y determinar la implementación temática.Técnicas - Convenciones, promociones, seminarios, desayunos, reuniones, fiestas, viajes, workshops, lanzamientos, etc.Recursos - Acreditación, agencia de viajes, carpas, baños químicos, catering, cotillón, decoración y escenografía, disc jockey, efectos especiales, entretenimientos, escenarios, estacionamiento, emergencias médicas, filmación, fotografía, gráfica y señalización iluminación, invitaciones, locutores y animadores, predios, premios, presentaciones, promotoras, proyecciones, recursos humanos, regalos, seguridad, shows, sonido, técnicas formales, técnicas no formales, traducción simultánea, transporte, vestuario, etc.Presupuesto - Consulta a diferentes proveedores. - Recepción y análisis de todas las propuestas presentadas. - Confección del proyecto.Logística - Selección de recursos. - Departamento creativo. - Evaluación y diseño de las actividades. - Diseño de los elementos a utilizar. - Evaluación de los tiempos de armado y desarme. - Recursos humanos necesarios.

Decisión:
Evaluar si las propuestas presentadas permitirán el cumplimiento de los objetivos preestablecidos.Evaluación económica - Si. - Modificar. - No.

Preevento:
Reuniones de organización.Diseño del timing, story board.Logística de armado y desarme.Preparación de elementos.Diseño y preparación de las actividades. Capacitación de los recursos humanos necesarios.Supervisión de todos los proveedores.

Evento:
Armado - Recepción de los elementos. - Supervisión del armado. - Puesta en escena.Desarrollo - Control de la gestión de cada proveedor. - Dirección general del evento. - Atención y solución de imprevistos.Desarme - Supervisión.

Postevento:
Evaluación¿Qué pasó?¿Cómo pasó?¿Se cumplieron los objetivos?


Catherine Ramírez grupo 70017